很多公司特別重視資本管理，但對(duì)時(shí)間浪費(fèi)卻無動(dòng)于衷。時(shí)間就是金錢，貝恩公司的數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)公司通過制定更嚴(yán)格的時(shí)間管理規(guī)章，至少有機(jī)會(huì)節(jié)約20％集體共有時(shí)間?，F(xiàn)在，一些有前瞻思維的公司采用截然不同的時(shí)間管理模式，希望高管們能夠?qū)r(shí)間作為稀缺資源對(duì)待，謹(jǐn)慎小心地利用和分配時(shí)間。這些公司管理時(shí)間預(yù)算和管理資本預(yù)算的規(guī)章制度一樣細(xì)致而嚴(yán)格。此類公司不僅能降低日常開支，還能讓高管和員工避免工作效率低下，將節(jié)約下的時(shí)間用于創(chuàng)新、促進(jìn)利潤(rùn)增長(zhǎng)等方面。



盡管數(shù)量不多，但依舊有公司想出了應(yīng)對(duì)浪費(fèi)時(shí)間的有效辦法，制定出嚴(yán)格時(shí)間預(yù)算分配規(guī)章，像管理稀缺資源一樣管理時(shí)間。它們對(duì)高管們的時(shí)間分配作出明確要求，也督促員工提高會(huì)議和其他各種形式的合作效率。我們發(fā)現(xiàn)了8項(xiàng)時(shí)間管理舉措收效顯著：

1、制定清晰簡(jiǎn)明的議事日程別讓公司偷走你的時(shí)間

優(yōu)秀管理者應(yīng)具有能夠區(qū)分“緊急”和“重要”的判斷力。他們明白，團(tuán)隊(duì)中每位成員都需要達(dá)成共識(shí)，理解哪些活動(dòng)對(duì)成功至關(guān)重要。我們建議，團(tuán)隊(duì)也應(yīng)就時(shí)間分配的輕重緩急達(dá)成共識(shí)。員工不僅應(yīng)該明確如何分配工作中可能出現(xiàn)的空閑時(shí)間，也應(yīng)該明確哪些事情需要延遲處理，哪些根本就不需要做。


專注是蘋果公司成功的一大關(guān)鍵。每年喬布斯會(huì)帶領(lǐng)公司為首的100名高管外出集訓(xùn)，激勵(lì)他們集思廣益，制定來年公司最重要10件事。高管們會(huì)各顯其能，盡全力爭(zhēng)取讓自己的提議上榜。然后喬布斯會(huì)拿出簽字筆，劃去榜上后7位，宣布：“我們只能做到前3點(diǎn)?！彼悦鞔_姿態(tài)告訴在場(chǎng)每個(gè)人，公司取舍是什么。喬布斯去蕪存菁，讓公司能高效合理地分配其高層時(shí)間，避免低效和浪費(fèi)。這樣做極大加速了公司創(chuàng)新步伐，使其成為今天全球市值最高的公司。

2、用零基預(yù)算法管理時(shí)間別讓公司偷走你的時(shí)間

增加全體員工總生產(chǎn)率需要謹(jǐn)慎管理每一筆公司資產(chǎn)。因此，很多公司每年都將運(yùn)營(yíng)和資本預(yù)算歸零，而不是將前一年的剩余預(yù)算作為起點(diǎn)。最明智的公司在管理時(shí)間上也是這樣，這種“從零開始”的心態(tài)可以這么理解：我們不會(huì)在會(huì)議上投入公司任何額外時(shí)間，如果把現(xiàn)有會(huì)議總時(shí)間比做時(shí)間銀行，那么每召開一次新會(huì)議時(shí)間，都應(yīng)該臨時(shí)從銀行中“支取”會(huì)議時(shí)間。


以福特汽車公司為例。當(dāng)艾倫·穆拉利（Alan 
Mulally）2006年成為福特CEO時(shí)，他要求其團(tuán)隊(duì)嚴(yán)格評(píng)估公司例會(huì)效率和效果，很快取消了所有不必要會(huì)議。過于冗長(zhǎng)會(huì)議被大幅縮短，福特員工不得不盡最大可能利用每一分鐘會(huì)議時(shí)間。福特時(shí)間管理的精髓被稱為“商業(yè)計(jì)劃回顧（BPR）”每周例會(huì)，這次周會(huì)取代了之前“會(huì)議周”。每周公司最高層管理者拿出4到5小時(shí)會(huì)議時(shí)間，集中制定戰(zhàn)略和檢查績(jī)效。該周會(huì)的內(nèi)容具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，避免了之前需要的過長(zhǎng)準(zhǔn)備時(shí)間。執(zhí)行BPR周會(huì)幫福特節(jié)約了數(shù)千小時(shí)，特別是當(dāng)對(duì)手公司都在尋求政府救助時(shí)，福特靠調(diào)整自身時(shí)間管理，節(jié)約下大筆日常開支。此外，公司決策的質(zhì)量和速度也大幅提高，公司辦事周轉(zhuǎn)率得到加快。

3、對(duì)每項(xiàng)倡議都進(jìn)行商業(yè)論證別讓公司偷走你的時(shí)間

公司經(jīng)常會(huì)陷入“倡議蔓延癥”（initiative creep）陷阱，大量看似合理項(xiàng)目不斷積累和增加，但其中大多項(xiàng)目虎頭蛇尾，有始無終。當(dāng)蓋瑞·古登堡 （Gary Goldberg）在2013年3月成為紐蒙特礦業(yè)公司CEO時(shí)，該公司有87項(xiàng)倡議尚在進(jìn)行之中，每項(xiàng)都占用紐蒙特執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)（ELT）中一名或多名高管的時(shí)間和精力。 

古登堡堅(jiān)持讓高管們對(duì)公司正在進(jìn)行和計(jì)劃進(jìn)行的所有項(xiàng)目進(jìn)行商業(yè)論證。在對(duì)任何項(xiàng)目投入時(shí)間之前，ELT必須認(rèn)真審查所有商業(yè)論證，然后決定是否批準(zhǔn)。每個(gè)項(xiàng)目的商業(yè)論證必須詳細(xì)說明該項(xiàng)目到底能產(chǎn)生多少經(jīng)濟(jì)效益，以及其需要的全部成本，包括占用高管們時(shí)間。每項(xiàng)倡議必須有一名高管作為擔(dān)保人，由其負(fù)責(zé)進(jìn)行全程管理，保證該倡議不會(huì)超支。--
祝工作愉快！如需要智天下顧問服務(wù)的，請(qǐng)隨時(shí)與我聯(lián)系!

延伸閱讀